Auch die Abteilungsleitungsleitungsrunde kann aktuell nicht wie gewohnt zusammentreffen. Damit der Informationsfluss dennoch nicht versiegt, haben wir allen zwei Fragen gestellt: „Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?“ Und: „Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?“ Hier sind die Antworten (geordnet nach Eingang):
Markus Seiling
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Eine besondere Herausforderung ist es, als Führungskraft die Motivation und die Gleichbehandlung im Personalstamm aufrecht zu erhalten. Wer muss ins Büro fahren, wer darf daheim arbeiten und wer wird freigestellt? Dazu die Erkrankten auffangen. Das bedeutet einen ausgeklügelten Schichtplan hinzubekommen, so dass der Dienstbetrieb sichergestellt ist.
Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?
Es ist dazu gekommen, dass auch SG-2 Personal an die Stadt abordnen muss. Demnach heißt es, auszuwählen und zu bestimmen, welche Personen hier betroffen sind.
Judith Stumptner
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Das PÖ-Team hat gerade ziemlich viel zu tun. Da aber auch bei uns nur einzelne einen externen Zugriff auf Mails und Dateien haben, ging es in dieser Woche vor allem darum, dafür zu sorgen, dass auch ohne Zugriff auf die gewohnten Arbeitstools alle von zuhause aus arbeiten können und die Arbeiten gut verteilt werden. Gleichzeitig haben wir begonnen, uns einen Alltag im Ausnahmezustand zu erarbeiten: jeden Morgen eine Team-Videokonferenz über Zoom, ein gemeinsamer Chat-Kanal für die schnellen Fragen zwischendurch, Festlegung von Kommunikationsregeln und ein gemeinsamer Tagesabschluss durch einen positiven Impuls aus der Gruppe. Ich bin stolz, dass wir in dieser Woche trotz der Widrigkeiten schon produktiv sein konnten.
Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?
Das PÖ-Team hat – bis auf mich alle vom Homeoffice aus – in diesen Tagen mit Hochdruck am Aufbau des internen Blogs und des Newsletters gearbeitet. Für den weiteren Ausbau gibt es viele tolle Ideen. Gleichzeitig hat es einen Redaktionsplan erstellt für die Bespielung unserer Socal-Media-Kanäle, der mithilfe vieler weiterer Kolleg*innen bereits umgesetzt wird. Nebenher läuft das Management der Veranstaltungsabsagen, die Kommunikation unseres umgestellten Angebots (z.B. 3-Monatsabo) an die Medien und die Sammlung von Angeboten, die wir Schulen und Lehrenden als Unterstützung anbieten können. Und was wirklich toll ist: im Austausch mit Kolleginnen aus anderen Abteilungen entstehen schon erste Projektideen für den virtuellen Raum…
Nadine Forster
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Als Teil eines dezentralen Systems bin ich das Arbeiten mit einem gewissen Abstand zueinander gewöhnt. Aber gleich so? Und so lange? Nein, das ist auch für mich nicht üblich. Für mich die Challenges of the Week: Wie gehe ich mit täglich neuen Rahmenbedingungen um und wie sorge ich dafür, dass unsere Bibliotheken das auch gut hinbekommen? Wie vermittle ich Zuversicht in unsicheren Zeiten? Wie fange ich ein, welche Fragen aufkommen? Wie bin ich gut erreichbar und präsent ohne räumlich nah dran zu sein? Wie bekomme ich mit, wie die Stimmung ist? Wer ist überhaupt da und wer nicht? Wie geht es den Mitarbeiter*innen? Ich habe in den letzten zweieinhalb Wochen mehr E-Mails in die gesamte Abteilung geschrieben, als sonst vermutlich in einem halben Jahr. Ich habe dutzende Telefonate und Gespräche geführt, so dass ich abends manchmal fast heiser war. Ich habe so viele Fragen und Themen in meinem Kopf gehabt, dass er heiß wurde, ganz ohne Fieber. Ich habe endlos viele Personallisten angeguckt und ausgewertet. Ich habe mir einen Skype-Account zugelegt (okay, da war ich Dinosaurier bisher ;-). Ich habe Zuspruch erfahren von Kolleg*innen und welchen geben können. Ich hatte eine außergewöhnliche Woche.
Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?
Die Kolleg*innen der Stadtteilbibliotheken sind vor Ort in sehr unterschiedlichen Situationen. Manche Teams sind durch unterschiedliche Arten von Abwesenheiten so dezimiert, dass zeitweise nur ein oder zwei Personen da sind. Andere Teams haben mehr Glück, und dort sind noch ein paar mehr Leute da. Insgesamt ist in der gesamten Abteilung gut 40 % des Personals in dieser Woche im Dienst. Dieser Dienst ist im Verhältnis zum bisher normalen Alltag völlig auf den Kopf gestellt. Kein Publikumsverkehr, keine Vermittlungs- oder Veranstaltungsarbeit vor Ort, dafür sehr viel Verwaltung (Personallisten erstellen u.ä.), Kommunikation im Team, Anrufe und Mails von Kund*innen beantworten, Bestelllisten und Abschreibelisten bearbeiten, aufräumen, umräumen, putzen, Konzepte und Ideen für die Zukunft spinnen. Zudem unterstützen seit dieser Woche die ersten Kolleg*innen die Stadt bei der Erfüllung ihrer Daseinsvorsorgeaufgaben. Einige sind im Einsatz beim Sozialreferat, wo sie Einkäufe erledigen für Menschen, die das nicht tun können, andere beantworten Fragen beim Bürgertelefon. Wiederum andere helfen in der Stadtbibliothek Am Gasteig mit, die vielen Onlineanmeldungen, die unsere veränderten und gut beworbenen Angebote ausgelöst haben, abzuarbeiten. Wir zeigen, wir sind solidarisch und flexibel.
Und alle sind wir mit einer so noch nie zuvor dagewesenen Situation konfrontiert, noch dazu einer, die sich immer wieder ändert und kaum zuverlässige Blicke in die nahe Zukunft möglich macht. Ungewohnt. Man könnte fast sagen, unvorhergesehenes Resilienztraining. Und dafür, dass niemand Erfahrung im Umgang mit einer solchen Situation hat, machen das alle verdammt gut!
Claudia Burkhard
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Corona – zwischenzeitlich die 10. Version der Dienstanweisung; die Liste der FAQs wird täglich länger; was ist darin geregelt und was bedeutet das alles für unsere Kolleg*innen? Lesen, sich informieren, austauschen, versichern, beruhigen, ggf. korrigieren, anpassen, beantworten … durchatmen, Tee trinken! Das POR stellt eine TASK FORCE auf – wie kommen wir täglich an die dort benötigten „Zahlen, Daten, Fakten“? Neue Melde- und Kontaktketten spielen sich im Laufe der Woche ein … es wird routinierter.
Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?
Die Personalstelle ist vollständig am Start – von 6.00 Uhr morgens, bis abends Herr Möckel das Licht ausmacht; „Personal läuft“ unter dem Hauptthema Corona – d.h. Bearbeiten von Krankmeldungen, Freistellungen zur Kinderbetreuung, Quarantäne … Rückabwicklung von Fortbildungs- und Dienstreisen; Meldungen an die TASK FORCE müssen raus, aber Rückmeldungen fehlen. Wer unterstützt das Bürgertelefon, wer hilft im Sozialreferat aus, wer verteilt Corona-Infoflyer, wer springt als Wahlhelfer*in, wer kann SAP … ??? Zum Ende der Woche wird es übersichtlicher. An alle mithelfenden Kolleg*innen – ein herzliches Danke!
Siegfried Kalus
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Nach zwei Wochen Abwesenheit wegen Krankheit musste ich mir erst mal einen Überblick verschaffen, wo sich meine Mitarbeiter*innen gerade befinden. Ein Treffen mit meinem Stellvertreter im Büro brachte mich auf den aktuellen Stand. Ein Email-Verteiler mit den privaten Email-Adressen meiner 32 Mitarbeiter*innen wurde bereits erstelllt, somit konnte ich die Kommunikationswege für die nächsten Wochen festlegen: nur noch über Email, keine Krankmeldungen etc. auf den Anrufbeantworter!
Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?
Mein bibliothekarisches Team ist die meiste Zeit im Homeoffice (seit Mittwochnachmittag endlich auch mit Zugriff auf Postfach/Kalender/alle Dateien), erstellt die jährlichen Haltestellenstatistiken und befasst sich mit medienpädagogischen Konzepten. Eine Kollegin, Frau Weinberger, arbeitet die nächsten Wochen für das Team eServices. Die bibliothekarischen Routinearbeiten wie z.B. Listenbestellungen laufen natürlich ganz regulär weiter. Einige unserer Busfahrer verstärken das Team der Poststelle (fahren also auch Touren). Die technischen Kolleg*innen werden immer wieder von anderen Referaten für verschiedenste Einsätze angefordert: Bürgertelefon, Infoflyer-Verteilung für das RGU, Einsätze in den Sozialbürgerhäusern, beim RAW usw.
Ich habe bisher nicht den Eindruck, dass es aufgrund der aktuellen Situation irgendjemandem langweilig ist!
Hanne Riehm
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Die Herausforderungen:
– ein Team, das – weil räumlich so „beieinander“ gelegen – bislang nie den Bedarf hatte, sich untereinander digital zu vernetzen. Und das also auch nie größer angeschaut haben.
– Arbeitsabläufe über das ganze Tätigkeitsspektrum in der MSB hinweg: Publikum, Erwerbung, Erschließung, Katalogisierung, Veranstaltungen, Social Media …
– Arbeitsabläufe, die bislang sehr am Physischen haften, aber mit ein bisschen „Thinking outside the box“ sicher gut virtualisiert werden könnten.
… aber nur einer (ich) mit Token …
– fortgeführte Versorgung der LHM-internen juristischen Anfragen via Mail, Scan aus den Beständen etc.
Die Lösungsansätze:
– erstmal ein System des Kontakthaltens einrichten und kennenlernen, wir haben uns für Discord entschieden und sind da schon ganz gut zuhause inzwischen, jeden Morgen treffen wir uns dort zum Miteinanderreden
– Homeoffice heißt für alle gerade: was ohnehin digital geht (Veranstaltungsvorbereitung z.B.) wird einfach weiter gemacht, auch mit Discord. Was noch nicht so geht: Aufgabe aktuell ist, diesen Umstieg zu konzipieren, auch für späteren Regelbetrieb in normalen Zeiten
– mindestens eine/r ist täglich in der Bibliothek und arbeitet die Anfragen ab bzw. kann als Bereitschaft hinfahren, wenn ich über meinen Account Kunden-Mails sehe
Was machen die Mitarbeiter*innen aktuell?
Im Prinzip wie oben geschildert: Wir versuchen, so wenig wie möglich Fahrten der einzelnen in die Bibliothek zu benötigen, und nehmen uns die Zeit, mögliche Virtualisierungen der klassischen Abläufe zu entwickeln und generell uns in den digitalen Austauschmöglichkeiten zu beheimaten … und können, ganz toll und ohne Kund*innen zu stören, gerade Bestandsarbeit am Regal machen 😊
Carolin Becker
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Corona hat auf einen Schlag alle Routinen platt gemacht. Es gibt jeden Tag neue Fragen und Informationen, die wir besprechen, klären und weitergeben. Und kaum ist man damit durch, hat sich was geändert und es geht von vorne los. Mehrmals am Tag bin ich in Besprechungen. Manche finden als Skype-Konferenz statt. Für ZB-interne Besprechungen nutzen wir die ungewohnt leere Bibliothek. Der Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort ist mir sehr wichtig, und ich bin froh, dass ich hierher kommen kann!
Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell
In der Zentralbibliothek sind wir im Moment um die 30 Leute. Den Schichtdienst haben wir aufgegeben. Besonders beschäftigen uns die Anmeldungen für unser Digitalabo. Dazu haben wir Unterstützung von den Stadtteilbibliotheken. Ganz herzlichen Dank! Daneben kümmern wir uns um den Bestand, vor allem Abschreibungen aus dem Magazin und dem Freihandbereich. Das Sekretariat ist mit allen Fragen rund um das Personal beschäftigt.
Roland Poellinger
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Im Team eServices haben wir vergangene Woche alle unsere Projekte neu priorisiert, weil die digitalen Kanäle in den Vordergrund gerückt sind: Website, Online-Katalog, digitale Angebote, Video-Tutorials, eAuskunft und natürlich die Zugänge zu den internen Arbeits- und Kommunikationsmitteln von daheim. Wir haben für das Team ein gemeinsames, digitales Task-Board gebaut, um alle unsere aktuellen Baustellen im Digitalen abzubilden, damit jede*r weiß, woran gerade gearbeitet wird.
Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?
Die meisten unserer Themen können wir weiter verfolgen – auch wenn sich die Prioritäten geändert haben. Alle sind dabei: Als Team sehen wir uns täglich per Video und sind von morgens bis abends im Team-Chat vernetzt. Mindestens eine*r von uns ist tagsüber vor Ort im Büro am Gasteig, damit wir auf Probleme oder Fragen persönlich reagieren können. Wir sind immer ansprechbar.
Peter Becker
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Krisenmodus – nie gelernt. Aber ich kann ganz gut damit umgehen. Situativ entscheiden, Menschen zusammenbringen, neue Techniken lernen und sofort anwenden, motivieren, mitdenken, umdenken. Für sich selbst sorgen. Die Familie nicht vergessen. 3H-Modus: Homeoffice, Haushalt, Homeschooling! Was steht an: Umstellung von Sprint auf Marathon!
Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?
Ich war immer schon stolz auf mein Team. Aber was die gerade leisten… Danke an alle!
Astrid Lipelt-Kalus
Vor welcher Herausforderung standen Sie vergangene Woche und wie haben Sie sie gelöst?
Für uns in den Zentralen Diensten war und ist es ganz selbstverständlich, trotz Coronakrise und Schließung der Münchner Stadtbibliothek für den Publikumsverkehr, unseren Tätigkeiten vor Ort wie Medienauswahl, Erstellen der Medienlisten, Zentralkauf, Medienerschließung und die Medieneinarbeitung routiniert auszuführen.
Im Fokus unserer Arbeit steht, das System weiterhin mit neuen Medien zu versorgen, sodass wir bei unserer Wiedereröffnung für den Publikumsverkehr in den Bibliotheken aller Abteilungen unser breitgefächertes aktuelles Medienangebot haben. Ein ebenso wichtiger Faktor ist, dass wir mit unseren Medienkäufen unsere Lieferanten, die Buchhandlungen, aktiv in der wirtschaftlich schwierigen Lage unterstützen.
Was machen Ihre Mitarbeiter*innen aktuell?
Neben dem normalen Tagesgeschäft in den Zentralen Diensten wurden die Zeitungsabos mit den Schließungen der Bibliotheken angepasst. Mit der Einführung des kostenlosen Drei-Monatabos sind die Ausleihen und die Vormerkungen von e-Medien in der Onleihe und Overdrive stark angestiegen. Um möglichst vielen Benutzer*innen Zugang zu aktuellen eMedien zu bieten, kaufen wir mehr Staffelexemplare der vorgemerkten eMedien und haben die Leihfristen vorübergehend verkürzt.
Einfach nur mal: Danke!